Cómo teletrabajar y gestionar el despacho en remoto

El trabajo fuera del despacho profesional lleva tiempo consolidándose como una alternativa para facilitar la conciliación laboral y flexibilizar nuestros horarios. Además, ahora, y ante la situación provocada por el Covid-19, gestionar el despacho desde casa se ha convertido en una necesidad. 

Aquellos despachos que ya estaban preparados para realizar su actividad en la nube se están viendo menos afectados por la situación. Según una encuesta de Artificial Lawyer, un 66% de los despachos ya ha trasladado su actividad a casa y sus colaboradores están ya teletrabajando. 

Sin embargo, es posible que en tu despacho aún no hubieras implementado el teletrabajo. Por ello, te damos algunos consejos para que adaptes a la nueva normalidad de los despachos profesionales

1. Reúne toda la información susceptible de ser digitalizada o enviada a la nube

Organiza tu despacho y selecciona aquella información que vas a preparar para acceder a ella de manera remota. Lo más común, si la tienes en soportes físicos, es digitalizarlo todo y, si lo tienes en un ordenador, ponerlo todo en la nube. 

Todos los documentos necesarios para tu trabajo pueden ser los expedientes de los clientes, todos los documentos relacionados con los que casos que llevas, las facturas, otros documentos de contabilidad y los contactos externos al despacho (proveedores, colaboradores…). 

Lo ideal es que lleves todos estos documentos a un entorno en el que no solo puedas acceder a ellos, si no que puedas editarlos y modificarlos si lo necesitaras. 

2. Selecciona las herramientas que necesitarás para llevar tu actividad en remoto

Una vez ya tienes seleccionada toda esta información de tu despacho, elige las herramientas tecnológicas que necesitarás para llevar a cabo tu actividad de manera remota. 

Control general de tu despacho

Para llevar a cabo todas estas funciones, requerirás un gestor de despachos como Quolaw, que te permitirá acceder a toda la información que has seleccionado y modificarla siempre que lo necesites. Es importante que elijas el soporte que elijas puedas tener una ficha por cada uno de tus clientes, llevar a cabo toda la contabilidad, tener un historial de cada una de tus facturas, y, además, puedas mantener el control de tus horas facturadas, si así lo necesitas. Puedes aprovechar este periodo de cuarentena para realizar la migración de datos a tu nuevo gestor de despachos, bien manualmente, es decir, introduciendo uno por uno los datos de tus clientes o contactar con tu proveedor para que te ayude en este proceso. 

Comunicación con el resto de miembros del despacho

La comunicación entre varios miembros del despacho es esencial cuando se trabaja a distancia. Hoy en día, realizar una videollamadas no es ningún problema, ya que hay herramientas gratuitas para este fín como Skype o Hangouts de Google. Solo necesitas una conexión a Internet, un micrófono y un ordenador con webcam para realizar llamadas ilimitadas gratuitamente y con varios interlocutores a la vez. 

Agenda de plazos procesales y citas 

Una agenda y, si puede ser, compartida con el resto del despacho te permitirá controlar al 100% todas las citas con los clientes, las fechas de vistas o los plazos procesales que afectan a tus casos. Google dispone de una magnífica agenda online y en la nube, gratuita y muy fácil de usar que puedes compartir con varias personas. Además, puedes sincronizar la agenda con tu gestor de despachos si este te lo permite para que se actualice cada vez que haya un cambio o modificación en relación a alguno de tus expedientes.

3. Adapta tu casa al teletrabajo

Trabajar en casa no es lo mismo que hacerlo en un despacho, y es vital adaptarse a este cambio para que la productividad y la comunicación con el resto de compañeros no se vean afectados. Algunos sencillos consejos facilitan enormemente esta tarea:

• Intenta reservar una habitación de la casa para trabajar. De este modo, tu percepción de esa habitación será más similar a que tienes de tu oficina: un espacio de trabajo y concentración.
• Cierra todas tus redes sociales para evitar desconcentrarse por nuevas noticias o por conversaciones con tus amigos o familiares.
• Verifica que el equipo que vas a utilizar para trabajar funciona correctamente, así como el resto de herramientas necesarias, como el micrófono o la webcam. Si tienes algún problema, acude a un técnico informático primero.
• Sigue a rajatabla todos los descansos y horarios establecidos en tu jornada laboral cotidiana. En ocasiones, al trabajar desde casa corremos el peligro de no controlar el tiempo, y trabajar alguna que otra hora de más. Los descansos, del mismo modo, son necesarios para la productividad y efectividad de nuestras tareas. 

En definitiva, el trabajo en remoto es totalmente necesario en los tiempos actuales, y no solo como una respuesta ante la alerta sanitaria del Covid-19. La sociedad reclama, cada vez más, un entorno laboral flexible que haga más compatible el trabajo y la conciliación familiar. Aprovecha para adaptar tu negocio a la era digital y gestiona tus clientes desde casa siempre que lo necesites. 

Nuestros clientes Quolaw ya se han adaptado a la nueva normalidad de los despachos profesionales, gracias a una plataforma en la nube, que se ejecuta en el navegador de cualquier dispositivo y que permite acceder a todo lo que necesitan todos los miembros de tu despacho: expedientes, contactos, uso del correo electrónico, una agenda que se sincroniza automáticamente con gcalendar, calculadora de plazos procesales e, incluso, el asistente de procedimientos jurídicos Eunomia. ¡Solicita ya tu prueba de Quolaw y empieza a gestionar tu despacho en remoto!