Cómo llevar a cabo un plan de transformación digital para el despacho

El sector legal, del mismo modo que el resto de sectores, también necesita transformarse para dar respuesta directa a las necesidades diarias actuales del profesional del derecho y a las exigencias de sus clientes. Sin embargo, no es un proceso que se pueda llevar a cabo de un día para otro sin ninguna planificación. Se deben tener en cuenta diferentes factores antes de dar el gran paso.

Las 3 grandes palancas transformadoras

Cuando hablamos de transformación digital, hablamos de tres palancas transformadoras para acometer con éxito la transformación digital.

• La tecnología: Pese a lo que se acostumbra a pensar, en transformación digital la tecnología no lo es todo. Se entiende como tecnología el uso de softwares y tecnologías disruptivas como medio para cambiar los procesos de trabajo, hacer más productivas las tareas cotidianas, automatizar aquellas que lastran el trabajo y, por último, digitalizar todos aquellos elementos físicos del despacho, como pueden ser expedientes, documentación, facturas, etc.
• Los procesos de trabajo: La transformación digital cambia la forma de realizar todo tipo de tareas, incluso las más cotidianas. Por tanto, es importante ver cómo las tecnologías adoptadas van a influir en la manera de realizar el trabajo diario y si todo el negocio se va a beneficiar de unos procesos de trabajo más flexibles, eficientes y productivos.
• Las personas: Consideramos que los colaboradores y empleados son la principal palanca de cambio porque la transformación digital requiere también un cambio de mentalidad. En este proceso se puede producir lo que conocemos como resistencia al cambio, es decir, una negativa a participar y llevar a cabo los cambios propios de la transformación digital, ya sea porque no los entienden o porque no están de acuerdo con ellos. Una buena planificación de la transformación digital ayudará a evitar la resistencia y logrará que los empleados colaboren codo con codo en el proceso.

Cómo planificar la transformación digital de nuestro despacho

Una vez ya conocemos estas tres palancas transformadoras, nuestro plan de transformación digital debe contener las acciones que se van a llevar a cabo para cada una de ellas:

Tecnología: Adquisición del software necesario

En base a nuestro negocio, es necesario decidir qué tipo de herramientas necesita el despacho para adaptarse. Por un lado, hay que fijarse en la cadena de valor del negocio, es decir, qué tipos de servicios se ofrecen, en qué canales y de qué modo y preguntarse si el software que se va a adquirir se va a adaptar a ellos.

Por otro lado, la tecnología tiene que lograr mejorar la eficiencia y la productividad de todo el despacho. Empezar a trabajar con herramientas nuevas siempre conlleva un tiempo de adaptación, pero tras él se tiene que optimizar los tiempos de trabajo y la calidad del servicio.

Procesos: planificación del periodo de adaptación y la creación de nuevos procesos

Como ya se ha planteado, la adquisición de tecnología y las metodologías propias de la transformación digital conllevan un tiempo de adaptación que se debe planificar previamente. Los procesos habituales del despacho cambiarán por otros que, aunque más rápidos y eficientes, requieren de un tiempo de aprendizaje en el que surgirán dudas. Por ejemplo, una tarea tan simple como abrir un expediente para un nuevo cliente puede cambiar totalmente cuando pasamos de hacerlo en papel a crearlo dentro de Quolaw. Esta modificación del proceso puede crear dudas al principio “¿Cómo creo un expediente? ¿Cómo lo modifico?”, por ello es necesario planificar un tiempo de transición para que el cambio no afecte al funcionamiento normal del despacho.

Además, la transformación digital promueve nuevos procesos que hasta el momento no existían para el despacho, bien porque no se habían planteado o bien porque aún no se contaba con las herramientas tecnológicas necesarias que lo permitieran. Por ejemplo, el envío de informes de actuaciones personalizados a los clientes que ofrece el software de gestión Quolaw. Contar con la opción de enviar un informe en dos clics convierte esta tarea en un proceso nuevo a realizar en relación a los clientes.

Personas: Preparar a nuestros colaboradores para el cambio y, sobre todo, explicar por qué es necesario

Para evitar la resistencia al cambio entre los colaboradores, es importante explicar por qué se producen los cambios, por qué son necesarios y exponer claramente los beneficios para todos los miembros del despacho y el negocio. Solo de este modo se logrará el cambio de mentalidad necesario en las personas, la última pieza necesaria para llevar a cabo la transformación digital.

Un cambio necesario para los clientes potenciales del despacho

Los clientes actuales se mueven en un entorno digital y, por tanto, están acostumbrados a recibir un trato directo, personalizado y rápido. Si el servicio que ofrece el despacho no es así, el cliente optará por otro que cumpla sus expectativas. La transformación digital da al despacho la capacidad de ofrecer todo aquello que los clientes exigen de un servicio jurídico sin ver comprometido el negocio, mientras se asegura, además, la competitividad del despacho dentro del mercado.

Si la transformación digital es más necesaria que nunca es porque los despachos tienen que abordar la venta de sus servicios a unos clientes cada vez más digitales Clic para tuitear

La transformación digital de cualquier despacho profesional es, en definitiva, un proceso que se ha de llevar a cabo con una planificación exhaustiva que asegure todas las ventajas para el negocio a medio y largo plazo. Además, debe contar con un periodo inicial de adaptación y ser un proceso transparente para todos los miembros del equipo. Nuestros clientes de Quolaw ya han empezado a transformar sus negocios gracias a una plataforma que integra todo lo que necesitan en su día, aumentando su productividad, rentabilidad del negocio y, además, su trato con sus clientes. ¡Prueba Quolaw!