4 claves para aumentar la productividad de tu despacho

La práctica de la abogacía es un oficio, en ocasiones, frenético. A las tareas propias del trabajo como redactar escritos, documentar los casos o asistir a las vistas se unen el control del despacho como empresa, que requiere el trato con los clientes, el control de las cuentas del negocio, así como otras gestiones administrativas. Esta dualidad de tareas provoca que el tiempo no sea suficiente para hacer frente a toda la carga de trabajo o que acabemos dedicando el tiempo a tareas que lastran otras de mayor importancia. Un hecho a tener en cuenta es que no todas las horas de trabajo las podemos facturar al cliente y todo ello repercute en la rentabilidad de nuestro negocio. Por tanto, una mayor productividad siempre se traducirá en una mayor rentabilidad. ¿sabes cómo aumentar la productividad de tu despacho?

1. Organización del calendario

Como ya hemos visto, en un despacho profesional el tiempo es oro y una manera de organizar el tiempo es llevar una agenda o calendario que nos permita tener siempre claros los eventos más próximos. La clásica agenda en papel siempre nos ha servido para realizar anotaciones e indicar fechas, pero una agenda electrónica siempre será más eficiente. En nuestro oficio tenemos multitud de fechas que van a condicionar directamente nuestro trabajo: todos los plazos procesales o una vista o fecha de juicio próxima, que requerirá siempre de un tiempo previo de preparación. Por otro lado, existen otros eventos que tenemos que tener en cuenta: las reuniones con los clientes o las reuniones internas del despacho con otros miembros del equipo. Todo ello es susceptible de estar en nuestra agenda. 

Para ello, podemos utilizar el calendario de Google, gratuito o intuitivo, o herramientas de calendarización más potentes como todo el módulo de agenda del gestor de despachos de Quolaw. Estas herramientas no solo te permiten agendar fechas, si no que se sincronizarán en la nube y podrás acceder a ellas en cualquier lugar, ya sea en el despacho o en el juzgado. Además, puedes programar avisos horas o días antes de la culminación del evento, para que no se te escape nada.

2. Organización de las tareas

Como te comentábamos al inicio, podríamos dividir todas nuestras tareas diarias en dos grandes grupos: las tareas facturables a los clientes y las que no. Esto nos ayuda a establecer prioridades entre todas las tareas pendientes y poder elegir mejor qué asunto resolver primero entre todos los pendientes. En este punto también entra en juego las metodologías ágiles. Son metodologías propias del desarrollo del software que impulsan la productividad del trabajo en equipo y que acostumbran a ejecutarse en un tablero “Kanban” que establece las tareas en tres estados posibles: “to do” para tareas por hacer, “in progress” para tareas en proceso y “done” para tareas acabadas. Su alto grado de personalización lo ha hecho una metología presente en empresas de todos los sectores y los softwares para ejecutarla son muy variados y fáciles de usar, como por ejemplo lo son Trello, Asana, dos de los más usados. En un despacho donde son varios los miembros que trabajan a la vez en un mismo caso, este tipo de metodologías puede ser la clave para mantener a todo el equipo informado sobre las tareas que tiene que realizar. Según Diego Alonso, de Marketingnize en el blog de la Abogacía Española, “una de las claves del éxito en estos grupos de trabajo es la transparencia y la ausencia de intereses entre los miembros del equipo más allá de conseguir que el trabajo esté bien hecho. “

3. Organización de los documentos

Hoy en día, y en plena transformación digital de la administración, los despachos profesionales necesitan también digitalizar todos sus documentos. Trabajar con archivos digitales no solo los mantendrá seguros en la nube, sino que nos permitirá recuperarlos siempre que queramos y dispongamos de una conexión a Internet y, por tanto, podremos acceder a ello cuando los necesitemos, ya sea en el despacho o en el juzgado. Para ello es necesario empezar a usar softwares que nos permitan la gestión digital de los archivos que necesitamos en el día a día y, además contar con un servicio para almacenarlos en la nube. Aquí las alternativas son muy variadas, quizá las más usadas son Drive y Dropbox.  Como sabemos que este proceso puede ser arduo, sobre todo si tenemos muchos archivos por digitalizar, el asistente Eunomia realiza este trabajo por nosotros, al subir a Drive o a Quolaw todos los archivos que cada procedimiento requiere.

4. Saber delegar tareas 

Querer abarcar todas las tareas no es la mejor opción en claves de productividad. Delegar tareas a un compañero siempre va a permitir que el trabajo fluya mejor. En ocasiones, incluso, podemos delegar algunas tareas a la máquina. Multitud de soluciones ya nos permiten dejar a las máquinas algunas tareas diarias que antes nos ocupaban horas de trabajo, como por ejemplo la realización de informes, la facturación del negocio, o estar al día de la actualidad jurídica.

En definitiva, un despacho organizado siempre será un despacho productivo que logrará la mayor rentabilidad para el negocio, aunque para ello haya que dedicar un tiempo a reorganizar tareas, roles dentro del despacho o incluso a adquirir nuevas metodologías de trabajo. Por suerte, el gestor de despachos Quolaw ya está ayudando a sus clientes a aumentar su productividad y, en consecuencia su rentabilidad. Su calendario permite a todos los miembros del equipo estar siempre informados de las fechas clave, su sistema de expedientes mantiene accesible en cualquier lugar los datos y documentos de los clientes y, por último, y gracias a Eunomia, es posible llevar a cabo un procedimiento jurídico de manera ordenada y sin complicaciones. ¡Solicita tu prueba gratuita a Quolaw!