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¿Cómo implantar un registro efectivo de la jornada laboral?

Desde que el pasado 12 de mayo entrara en vigor la obligación del registro de toda la jornada laboral, el “fichar” cada día se ha vuelto en un tarea cotidiana más del día a día. La norma, que entró en vigor mediante el Real Decreto Ley 8/2019, de 8 de Marzo, se vió, además, reforzada por las Conclusiones del Tribunal de Justicia Europeo. Hasta ahora, las empresas solo tenían la obligación de contabilizar la jornada en contratos a tiempo parcial y en la realización de horas extras. ¿Cómo se puede implantar un método de registro de la jornada laboral? ¿Qué ocurre si no se cumple el registro? ¿Qué ventajas supone esta medida frente a cuando no existía esta obligación? Estas son algunas de las preguntas que trataremos de responder en este artículo.

Métodos de registro de la jornada laboral

La normativa no especifica un método concreto para llevar a cabo el registro. Lo que sí es seguro es que este método nos debe permitir guardar los registros durante un mínimo de 4 años, pues este debe estar a disposición de los trabajadores, el comité o la inspección de trabajo siempre que lo soliciten.

Todas las empresas sin excepción están obligadas a llevar un registro y conservarlo durante 4 años

Fichaje en papel

Con este método, el trabajador anota toda la información necesaria para llevar el registro en una hoja de papel. Se estima que es el método que la mayoría de empresas va a ha utilizar, ya que es el más económico y rápido de implantar. Sin embargo, con este método resulta más fácil modificar los datos, ya que no deja rastro de los cambios como si pueden hacerlo softwares u otros dispositivos de registro. Además, obliga a los trabajadores a estar pendientes del reloj y contar las horas manualmente, lo que puede provocar que haya errores en estos registros. Por otro lado, y ante la obligatoriedad de guardar este registro por 4 años, existe el riesgo de perderlos o extraviarlos. Como hemos comentado antes, la inspección de trabajo o los propios empleados pueden solicitar ver el documento en cualquier momento, así que es conveniente tenerlos siempre a mano.

Fichaje mediante máquinas

Este método requiere de la instalación de una máquina diseñada para este fin, como puede ser un lector de tarjetas o un torno en la entrada de la oficina. La hora, el nombre del trabajador y el resto de datos necesarios para el registro quedan guardados de forma automática. Además, es un método en el que es difícil engañar a la máquina, pues el registro no se puede modificar directamente y el fichaje se realiza en el mismo lugar de trabajo. Por contra, requiere de una inversión inicial si no se contaba anteriormente con estas máquinas en el lugar de trabajo y no es la mejor opción si contamos con trabajadores que realizan su jornada laboral o parte de ella en un lugar que no es la oficina.

Fichaje mediante dispositivos móviles y ordenadores

Se trata del uso de un software especialmente diseñado para llevar el registro de la jornada. El trabajador accede con sus credenciales y marca cuando ha empezado y cuando ha acabado de trabajar. Las horas y la duración de la jornada quedan grabadas automáticamente y el registro queda guardado en la nube o disponible para su descarga. Adicionalmente, estos softwares pueden contener un acceso al GPS del dispositivo para geolocalizar al usuario y, por tanto, evitar un posible fraude en los datos del registro. Por otro lado, precisamente la posibilidad de poder registrarse desde cualquier lugar lo hace un buen método para aquellos trabajadores que realizan su jornada en diferentes lugares, como pueden ser abogados, autónomos en general o cualquier trabajador que haya optado por realizar teletrabajo.

Fichaje con métodos biométricos

Este método utiliza tecnología biométricas como lectores de huellas o dispositivos de detección facial para marcar en una máquina o software las horas del registro. La inclusión de estos datos siempre deben respetar lo dispuesto en La Ley de Protección de Datos Personales y garantía de los derechos digitales y, por tanto, requerirán de un consentimiento explícito por parte del trabajador. Este método se presenta infalible al utilizar datos difíciles de modificar de manera ilícita, como es la lectura de la huella de la mano o la detección facial.  Por otro lado, resulta difícil y costoso de implementar y no ofrece la flexibilidad para el trabajador de otros métodos, como el registro mediante software o el registro manual en papel.

En todo los casos, la empresa debe elegir un método y notificarlo a los trabajadores de manera obligatoria.

¿Qué información debe contener el registro de la jornada laboral?

En cualquiera de los métodos o soportes elegidos, el registro debe contener el nombre del trabajador, la hora de entrada y salida, las pausas previstas diariamente de descanso dentro del horario laboral, las horas ordinarias y la realización de horas extras.

Puesto que el empleador tiene la obligación de llevar a cabo el registro de la jornada, según nos explica la AGPD no es necesario el consentimiento del trabajador a la hora de recabar los datos necesarios para elaborar el registro, aunque, como hemos indicado antes, si que requerirá de su consentimiento cuando se vayan a recabar datos biométricos (geolocalización, detección facial…).

Ventajas del registro

El registro de la jornada laboral pretende luchar contra la precariedad laboral. Según la última encuesta de población activa del INE, se realizan hasta un 5,7 millones de horas extra a la semana y, de esas, hasta unos 2,6 millones no llegan a remunerarse. La obligación del registro, que también incluye la contabilización de las horas extraordinarias promueve el pago de estas horas y que las empresas coticen por el número real de horas que realizan los trabajadores.

Asimismo, también contribuye a la racionalización de los horarios, pues la norma no obstruye ni limita a aquellos trabajadores que ya llevaban una jornada laboral flexible o de teletrabajo, pues el objetivo del registro es realizar una contabilización del trabajo real efectivo y, por tanto, estas situaciones están contempladas en la nueva normativa.

El registro de la jornada laboral es una medida que también permite medir mejor el trabajo efectivo para que trabajores y empresa mejoren su productividad

Sanciones y consecuencias de no llevar a cabo el registro correctamente

Las sanciones por no llevar a cabo el registro oscilan entre los 60 y 6.025 euros. La cifra dependerá de la cantidad de trabajadores afectados así como de la reincidencia en la infracción de la norma. Además de la sanción, Inspección de Trabajo puede solicitar acceso al registro en cualquier momento y realizar una inspección en la empresa para comprobar que no hay infracciones en la realización de las horas documentadas, así como en las jornadas de los trabajadores respecto a lo que estipulan sus contratos.

Las sanciones por no llevar a cabo el registro pueden oscilar entre los 60 y 6.025 euros.

 

Recursos jurídicos sobre el Registro de la Jornada

La obligación del Registro de la Jornada ha hecho surgir muchas dudas. Te invitamos a leer esta serie de documentos de vLex que solucionarán todas las dudas jurídicas que tengas al respecto de esta nueva normativa.

 

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